La façon dont vos fichiers sont préparés avant une traduction revêt une grande importance. Un document bien structuré facilite le travail du traducteur, limite les risques d’erreur et permet souvent de gagner du temps lors du traitement du projet. Une préparation soignée réduit également le travail de remise en page après traduction, ce qui peut représenter un gain de temps et de coût non négligeable.
Que vous souhaitiez faire traduire un document Word ou PDF, une brochure InDesign, un site Internet ou une présentation PowerPoint, nous prenons en charge la plupart des formats de fichiers. Quelques recommandations vous permettront néanmoins de préparer au mieux vos documents afin de faciliter le travail de traduction, de préserver autant que possible la mise en page et d’obtenir un résultat optimal.
- Choisissez le format de fichier le plus approprié.
Dans la mesure du possible, privilégiez toujours un fichier source modifiable plutôt qu’un document figé.
Les formats les plus adaptés sont notamment :
- Microsoft Word (.doc ou .docx)
- Excel (.xls ou .xlsx)
- PowerPoint (.ppt ou .pptx)
- InDesign (.indd)
- fichiers HTML ou export de CMS
- fichiers de localisation (XLIFF, XML, JSON, etc.)
Les fichiers PDF peuvent également être traduits, mais leur traitement dépend de leur nature.
- PDF natif : le texte est sélectionnable et peut généralement être extrait sans problème. La mise en page finale peut néanmoins être quelque peu altérée.
- PDF scanné : une reconnaissance optique de caractères (OCR) est souvent nécessaire avant la traduction, ce qui peut entraîner un travail de préparation et un coût supplémentaires. Selon la complexité du document et la qualité du résultat de l’OCR, une reprise partielle ou complète de la mise en page pourra être nécessaire.
Lorsque le document d’origine est disponible, il est donc préférable de transmettre ce fichier plutôt que son export PDF.
- Conservez la présentation d’origine.
Il n’est pas nécessaire de simplifier la présentation avant de l’envoyer.
Au contraire, conservez autant que possible la structure d’origine :
- les titres ;
- les tableaux ;
- les listes à puces ;
- les notes de bas de page ;
- les légendes ;
- les zones de texte.
Une structure cohérente permet au traducteur de mieux comprendre le contexte et facilite la remise en page après traduction.
- Vérifiez que tout le texte est accessible.
Avant l’envoi, prenez quelques minutes pour vérifier que l’ensemble du contenu est bien visible et éditable dans le fichier.
Les éléments suivants sont régulièrement oubliés :
- textes contenus dans des images ;
- commentaires ;
- en-têtes et pieds de page ;
- graphiques et schémas ;
- boutons d’une interface ;
- captures d’écran ;
- feuilles masquées dans Excel.
Ces éléments nécessitent parfois un traitement spécifique. Les signaler dès le départ permet d’anticiper les éventuelles difficultés et de définir avec vous la solution la plus adaptée.
Selon les cas, certains contenus pourront être exclus de la traduction, réintégrés dans le document ou, lorsqu’ils ne sont pas éditables, leur traduction pourra être fournie dans un tableau ou un document annexe. Cette approche garantit que l’ensemble des informations est pris en compte, tout en tenant compte des contraintes techniques des fichiers.
- Précisez le contexte de votre projet de traduction.
Une traduction de qualité ne consiste pas à traduire des mots isolés, mais à transmettre un message adapté à son public.
Quelques informations utiles peuvent faire toute la différence :
- à qui s’adresse le document ;
- dans quel pays sera-t-il utilisé ;
- quel est son objectif (commercial, technique, juridique, marketing…) ;
- existe-t-il une terminologie interne (glossaire) ;
- souhaitez-vous conserver certains termes dans leur langue d’origine ou, au contraire, localiser certains noms de produits ?
Plus le contexte est précis, plus la traduction sera en adéquation avec vos attentes.
- Signalez vos contraintes dès le départ.
Chaque projet possède ses spécificités. N’hésitez pas à préciser notamment :
- votre délai de livraison souhaité ;
- vos éventuelles contraintes de mise en page ;
- la nécessité de conserver certains formats ou balises ;
- les exigences de confidentialité ;
- les exigences terminologiques ;
- les contraintes réglementaires ou normatives.
Ces informations permettent d’organiser le projet dans les meilleures conditions.
- Fournissez tous les documents utiles avant le début de la traduction.
Dans la mesure du possible, transmettez-nous l’ensemble des fichiers dès le lancement du projet. Sauf besoins particuliers (par exemple, dans le cadre d’une rédaction et d’une publication progressives), cette approche est fortement recommandée pour établir un devis précis et garantir la cohérence de la traduction. Elle permet également à nos outils de traduction assistée par ordinateur (TAO) de détecter les répétitions entre plusieurs documents. Celles-ci sont alors comptabilisées comme telles avec l’application d’un tarif plus avantageux.
Vous pouvez également joindre :
- un ou des glossaires existants ;
- des traductions précédentes ;
- des guides de style ;
- des documents de référence ;
- des visuels ou captures d’écran si le contexte est important.
Ces ressources nous permettent d’assurer une terminologie homogène tout au long du projet et de garantir la cohérence de vos communications dans toutes les langues.
- Identifiez clairement les passages à traduire.
Si seule une partie de votre document doit être traduite, nous vous invitons, dans la mesure du possible, à isoler dans un document séparé les textes à faire traduire.
À défaut, nous vous demandons d’identifier clairement les passages concernés avant de nous transmettre vos fichiers (surlignage, commentaires, liste claire des pages ou des sections, etc.).
Cette étape nous permet de déterminer précisément le volume à traduire et d’établir un devis au plus juste.
Lorsque les passages à traduire n’ont pas été isolés en amont et sont répartis dans un grand nombre de documents ou de feuilles Excel, leur repérage préalable au décompte des mots peut représenter un travail de préparation particulièrement chronophage. Dans ce cas, il n’est pas possible d’établir un devis au mot. Nous proposons alors un devis sur une base horaire, accompagné d’une estimation du temps nécessaire au repérage des passages à traduire, à leur traduction et, le cas échéant, à leur restitution dans un document distinct ou dans les différents documents à leur emplacement d’origine.
En cas de doute sur la meilleure façon de procéder, n’hésitez pas à nous contacter : nous vous conseillerons la solution la plus adaptée à votre document.
Les bénéfices d’une bonne préparation
Quelques minutes consacrées à la préparation des fichiers permettent souvent :
- d’obtenir un devis plus précis et plus rapidement ;
- de limiter les questions avant et pendant la traduction ;
- de réduire les risques d’erreur ;
- d’assurer une meilleure cohérence terminologique ;
- de faciliter la mise en page finale.
Une bonne préparation profite donc aussi bien au client qu’au traducteur.
En conclusion
Préparer correctement ses fichiers ne demande généralement que peu de temps, mais facilite considérablement le déroulement d’un projet de traduction. Des fichiers modifiables, un contexte clair et quelques indications sur vos attentes permettent au traducteur de se concentrer sur l’essentiel : produire une traduction fidèle, fluide et adaptée à votre public.
Vous avez un doute sur le format de vos documents ou souhaitez savoir s’ils sont exploitables ? N’hésitez pas à nous les transmettre. Nous étudierons votre projet et vous conseillerons la solution la plus adaptée, avec un devis gratuit et sans engagement.
